FUENTES DE INFORMACIÓN
La información es fundamental a la hora de tomar decisiones empresariales; lo que quiere decir que una información precisa y accesible nos ayudará a realizar una correcta elección. Por ello qué mejor manera que empezar por saber qué es lo que ocurre en nuestra propia empresa.
En las empresas, la información adquiere un papel primordial a la hora de dirigir y gestionar la actividad de las mismas. Una buena información nos hará conocer la realidad de nuestro entorno y nos permitirá adelantarnos con rapidez y eficacia a los cambios, los cuales cada día son más frecuentes.
Para conseguir las metas marcadas y prevenir los futuros cambios del entorno será necesario realizar una recogida de información, tanto del exterior como del interior de la empresa. Y para ello necesitaremos conocer y saber gestionar las fuentes de información existentes.
Desde un punto de vista empresarial, la fuente de información es “el documento, obra o material que sirve de información o de inspiración para la toma de decisiones de la empresa”.
Como ya hemos citado anteriormente, las fuentes de información de la empresa se dividen en externas e internas, pero en este artículo nos centraremos en las segundas.
Las fuentes internas, son aquellas que se encuentran dentro de la propia empresa y pueden ser escritas, personales o audiovisuales. Estas fuentes internas se dividen en primarias y secundarias.
Primarias:
Las fuentes primarias internas, son aquellas informaciones que la empresa recopila directamente; creando una información nueva y original. Son datos que no existen y que se crean expresamente para su estudio y análisis. Estas fuentes las podemos dividir según quien sea el público interno emisor:
– Fuerza de ventas: captación de nuevos clientes, pedidos de venta, información sobre la competencia, reclamaciones y quejas de clientes…
– Personal de administración: fichas de clientes y proveedores, registro de ventas y de envíos, registros contables, registros de producción…
– Personal de producción: partes de averías, partes de entradas y salidas de almacén, partes de horas máquina y horas hombre…
Secundarias:
Se entiende por fuentes de información interna secundarias a toda aquella información que ya ha sido procesada con anterioridad. Es decir, cualquier soporte de información que posea la empresa diferente a los datos básicos de estudio. Entre estas fuentes podremos encontrarnos con:
– Informes de marketing y comerciales.
– Informes contables.
– Informes económicos-financieros.
– Informes de comunicación.
– Informes de producción y logística.
– Informes de recursos humanos.
– Informes jurídicos.
– Informes de calidad y seguridad alimentaria.
– Cuadro de mandos integral.
Hoy en día contamos con las nuevas tecnologías informáticas como el Sistema de procesamiento Transaccional (TPS), el Sistema de Información Gerencial de la Empresa (MIS), los CRM, ERP, las Intranets… que nos ayudarán a añadir valor a la empresa y poder gestionar y transformar rápidamente datos en información válida para cada una de las estructuras jerárquicas de la misma.
Como se puede apreciar, existe una gran cantidad de fuentes de información dentro de la propia empresa, que bien gestionadas, mediante la instauración de un sistema de información sencillo y operativo, se convertirán en un activo vital que mejorará la eficiencia de la misma. Pero para sacarle el máximo partido a toda esa información tendremos que conocer previamente quiénes son nuestros destinatarios, qué información precisan y qué canales emplean.
Las fuentes de información externa de la empresa nos permitirán satisfacer unas necesidades informativas y proporcionarán a la gerencia una información actualizada, relevante, fiable y válida imprescindible para la resolución de problemas y una óptima toma de decisiones.
Las empresas deben conocer lo que ocurre a su alrededor para estar preparadas a la hora de tomar decisiones. Como ya hemos citado en anteriores artículos, la información se convierte en un activo fundamental si queremos adaptar nuestra empresa a los cambios, cada vez más repentinos, del entorno en el que nos encontramos.
Además de las ya citadas fuentes de información internas, las organizaciones deben recabar toda la información posible de su entorno, recurriendo a las fuentes de comunicación externas. Unas fuentes muy ricas en información que se dividen de la siguiente forma:
Primarias:
Las fuentes primarias externas, son aquellas que se recopilan explícita mente para un fin informativo o investigación concreta. Para ello es necesario saber qué información queremos conseguir, a quién nos hemos de dirigir, dónde hemos de recabar dicha información y de qué forma.
Los públicos emisores y la información del exterior que nos pueden proporcionar son los siguientes:
–Distribuidores: pedidos de venta, información sobre la competencia, reclamaciones y quejas de clientes…
–Clientes: sondeo para una investigación de mercado, sugerencias, reclamaciones y quejas…
-Consumidores: gustos, sondeo para una investigación de mercado, experiencias, satisfacción…
–Proveedores: información sobre nuevos productos y servicios, ofertas…
Las formas de recopilar esta información pueden ser cualitativas (entrevistas, dinámicas de grupo, técnicas proyectivas, técnicas de creatividad, observación…) o cuantitativas (encuestas, panel y ómnibus).
Secundarias:
Se entiende por fuentes de información externa secundarias a toda aquella información que ya ha sido recopilada, publicada o que se encuentra disponible, y que poseía un objetivo informativo distinto al que nuestra empresa busca. Debido a su bajo coste y accesibilidad es preferible indagar entre estas fuentes antes que dirigirse a las fuentes primarias; eso sí una vez recopilada deberá ser examinada con detenimiento para evitar sesgos informativos e interpretaciones erróneas.
Las principales fuentes de información externa secundaria son:
– Publicaciones especializadas sobre información empresarial general y sectorial.
– Noticias divulgadas por los propios competidores.
– La publicidad y las relaciones públicas efectuadas.
– Las firmas de consulta que venden información.
– Medios de comunicación
– Las asociaciones empresariales.
– Las fuentes gubernamentales nacionales o locales (Registro Mercantil, Registro de la Propiedad, …)
Además de estas fuentes, la empresa deberá estar atenta a cualquier cambio que se produzca, y le afecte directamente, en los siguientes campos: demográfico, sociocultural, medioambiental, político, tecnológico, económico y legal.
Para recopilar, clasificar, evaluar, y distribuir toda esta información será necesario implantar un efectivo y eficaz sistema integrado por personas, equipos y procedimientos. Este sistema de información ayudará a los responsables de la empresa en su planificación, ejecución y control de los objetivos marcados.
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